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KassenSichV – alles, was Du als Händler wissen musst

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Anfang des Jahres war die Bonpflicht in aller Munde, da man jetzt als Kunde sogar für einen Centbetrag beim Bäcker einen Bon in die Hand gedrückt bekommt. Grund dafür: Am 01.01.2020 trat mit der Belegpflicht ein erster Teil der KassenSichV in Kraft, der bei vielen Händlern nicht gerade Begeisterung auslöste. Aber was genau beinhaltet eigentlich die KassenSichV, auf was müssen sich Händler jetzt einstellen und bis wann müssen welche weiteren Vorgaben umgesetzt sein? Unser Partner Pickware hat sich dem Thema angenommen und alle aktuellen Informationen rund um die KassenSichV kompakt zusammengefasst.

Was ist die KassenSichV?

Mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) stellt das Bundesfinanzministerium verbindliche Anforderungen zum Schutz vor Manipulationen an digitale Grundaufzeichnungen. Mit diesen Anforderungen versucht die Regierung unter anderem gegen die potentielle Manipulation von Registrierkassen vorzugehen und den Finanzämtern die Kontrolle von Kassensystemen auf mögliche Manipulationsversuche zu erleichtern. Mit der KassenSichV sollen zukünftig alle Transaktionen eines Kassensystems verpflichtend erfasst und die Daten manipulationssicher gespeichert werden. Aber was heißt das im Detail?

Was sind die wichtigsten Bestandteile?

Die KassenSichV baut auf den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie dem Datenzugriff“ (kurz: GoBD) auf. Da die GoBD jedoch nur Verwaltungsvorschriften sind, besteht keine Rechtssicherheit und damit kein klarer Standard. Diese Lücke soll durch die KassenSichV geschlossen werden, da diese genau vorschreibt, wie Umsatzdaten manipulationssicher gespeichert und dem Finanzamt übermittelt werden. Für Händler sind hierbei insbesondere drei Aspekte der KassenSichV relevant:

1) Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Mit dem Inkrafttreten der KassenSichV muss jede Registrierkasse in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) versehen sein, welche vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist. Die TSE besteht aus drei Komponenten:

  • Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unbemerkt verändert werden können.
  • Das Speichermedium speichert die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
  • Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose und einheitliche Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.

2) Kassenmeldepflicht

Sobald die eingesetzten Kassen über eine TSE verfügen, müssen Händler diese beim zuständigen Finanzamt anmelden. Für die Meldung der Kasse wird es einen amtlichen Vordruck geben, welcher aktuell noch nicht verfügbar ist. Folgende Informationen werden gemäß der Kassenmeldepflicht vom Finanzamt abgefragt:

  • Name und Steuernummer des Kassenbetreibers/Steuerpflichtigen
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
  • Anzahl, Seriennummern und Orte der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme der Kasse

3) Belegausgabepflicht

Wie bereits erwähnt, müssen ab dem 01.01.2020 Händler ihren Kunden bei jedem Verkauf einen Kassenbeleg ausstellen. Dieser muss entweder ausgedruckt oder in elektronischer Form übermittelt werden, wobei der Kunde nicht verpflichtet ist, den Beleg auch tatsächlich anzunehmen.

Zusätzlich zu den bisherigen Angaben muss der Beleg auch die Seriennummer der Kasse oder der TSE, die Signatur der Transaktion sowie einen Prüfcode enthalten, was jedoch frühestens ab dem 30.09.2020 verpflichtend wird.

Was sind die aktuellen Fristen zur KassenSichV?

Die Belegausgabepflicht ist bereits Anfang des Jahres in Kraft getreten, jetzt stehen noch folgende Fristen aus:

30. September 2020:
Die Kasse muss mit einer TSE ausgerüstet sein und die Kassenmeldepflicht tritt in Kraft. Bis dahin gilt die Nichtbeanstandungsregelung, da sich alle am Markt erhältlichen TSE-Lösungen noch im Zertifizierungs-Prozess des BSI befinden. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber den verpflichtenden Einsatz zunächst verschoben, um den Kassenherstellern ausreichend Vorlaufzeit für die Implementierung der TSE-Lösungen zu geben.

31. Dezember 2022:
Gesonderte Übergangsfrist für Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und die Anforderungen der GoBD erfüllen, technisch aber nicht mit einer TSE aufrüstbar sind.

Was musst Du als Händler tun?

Grundsätzlich gilt, das Thema KassenSichV nicht auf die leichte Schulter zu nehmen und sich frühzeitig mit der Umsetzung auseinanderzusetzen.

Die wichtigsten Schritte zusammengefasst:

1. Eingesetztes Kassensystem auf GoBD- und TSE-Voraussetzungen prüfen
2. Falls nötig Anbieter des Kassensystems kontaktieren
3. Kassensystem mit TSE ausstatten/ausstatten lassen
4. Alle Kassen korrekt beim Finanzamt melden

Weitere Tipps:

5. Informiere Dich und Deine Mitarbeiter zum Thema Kassennachschau (unangemeldete Prüfung vom Finanzamt)
6. Kläre im Vorfeld, was es bei einem Ausfall der TSE oder des Kassensystems im Hinblick auf die KassenSichV zu beachten gilt

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Mit dem nahtlos integrierten Ipad-Kassensystem von Pickware verkaufst Du im Ladengeschäft oder auf Messen direkt aus Deinem Onlineshop heraus und bist zudem bestens für die KassenSichV gerüstet. Da Pickware bereits seit einigen Jahren auf dem österreichischen Markt Erfahrung mit den Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) sammelt, ist das Unternehmen mit der Thematik vertraut. Außerdem wird die TSE-Ausstattung des Kassensystems bequem über ein Sicherheitsupdate abgewickelt, sodass Du Dir als Händler keine Gedanken machen musst. Shopware POS powered by Pickware unterstützt Dich darüber hinaus mit vielen weiteren Features, wie Click & Collect oder der Verfügbarkeit von Kunden- und Artikeldaten am POS in Echtzeit.

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