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Das Herzstück eines jeden Online-Shops sind seine Produkte und alle damit verbundenen Informationen. Umso wichtiger ist die Pflege von Produktdaten und diese soll so einfach und effizient wie möglich von der Hand gehen. PIM (Product Information Management)-Systeme sind daher aus dem E-Commerce nicht mehr wegzudenken. Sie stellen Produktdaten zentral bereit und machen sie für alle relevanten Kanäle verfügbar. E-Commerce Händler, die eine anpassbare Lösung suchen, mit der sie die Bereitstellung von Produktdaten bequem und mit geringem Aufwand meistern, sollten sich bereits heute mit den Vorteilen des Produktinformationsmangements befassen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Product Information Management (PIM)?
PIM-Systeme (kurz: PIM) sind Anwendungen zur Verwaltung von Produktinformationen. Sie ermöglichen das Sammeln von Produktdaten aus verschiedenen Quellen und erleichtern das Erweitern und Übersetzen dieser, um sie auf unterschiedlichen digitalen Kanälen zu verbreiten. Hierzu gehören Vertriebs- und Marketingkanäle wie:
Websites,
Apps,
Social Media,
Point of Sale (PoS),
aber auch Printwerbemittel (Kataloge, Datenblätter, Handbücher, Produktflyer etc.)
PIMs gewährleisten, dass alle Arten von Inhalten in einer konsistenten Form vorliegen und ermöglichen die Standardisierung von Geschäftsprozessen. In der Regel verfügen sie über Schnittstellen zu CRM-, ERP- oder CMS-Lösungen und werden in Kombination mit diesen verwendet.
Die ideale Ablage für Produktinformationen: Verwaltung von Produktdaten mithilfe von PIM
PIM unterstützt Shopbetreiber bei der Verwaltung verschiedener Daten in einem Online-Shop. Dabei hängt die Art der verwalteten Daten von den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Onlinehändlers ab. Die meisten PIM-Systeme sind flexibel anpassbar, um den individuellen Bedürfnissen von Unternehmen gerecht zu werden.
Hier sind einige Beispiele für Daten, die mit einem PIM-System verwaltet werden können:
Produktdaten: Dazu gehören Produktbeschreibungen, Titel, SKU-Nummern, Preise, Gewicht, Abmessungen, Farben, Größen und andere spezifische Merkmale eines Produkts.
Bilder und Medien: Mithilfe von PIM organisieren Shopbetreiber Produktbilder, Animationen, Videos, 360-Grad-Ansichten und anderen Medien, um ansprechende Produktpräsentationen zu erstellen.
Technische Daten: Bei technischen Produkten können mit PIM Informationen wie Spezifikationen, Kompatibilität, Materialien, Energieeffizienz und weitere technische Details verwaltet werden.
Lagerbestände: In Anbindung an ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ermöglicht es PIM, die Verfügbarkeit von Produkten in verschiedenen Lagern oder Filialen zu verfolgen und stellt sicher, dass Bestände in Echtzeit aktualisiert werden.
Kategorien und Klassifizierungen: PIM unterstützt die Organisation von Produkten in Kategorien. Es erlaubt das Hinzufügen von Produktattributen sowie Tags, um die Navigation und Suche für Kunden zu verbessern.
Übersetzungen: Mit PIM lassen sich Produktinformationen in verschiedenen Sprachen verwalten, um internationalen Kunden eine personalisierte Erfahrung anzubieten.
Warum PIM wichtig für Onlineshops ist
Production-Information-Management-Systeme bringen zahlreiche Vorteile für Shopbetreiber. Sie bilden den Ausgangspunkt für Unternehmen, um all ihre verfügbaren Informationen und Daten zentral sowie plattformübergreifend zu verwalten. Dadurch gelingt es Onlinehändlern, stets die richtigen Produktinformationen und aktuellsten Produktdaten über alle Marketingkanäle hinweg einheitlich zu verteilen.
Zentrale Datenverwaltung
Schluss mit Excel-Sheets und zahlreichen Listen: Ein PIM-System bietet eine zentrale Datenquelle für alle Produktdaten und verhindert, dass Informationen gesplittet über die Abteilungen im Unternehmen verstreut werden. Dies erleichtert die Aktualisierung, Synchronisierung und Verwaltung von Informationen erheblich und sorgt für qualitativ bessere Produktdaten.
Verbesserte Datenqualität
Mithilfe eines PIM-Systems stellen Shopbetreiber sicher, dass sie hochwertige Produktdaten haben. Das System bietet Funktionen zur Überprüfung und Validierung von Daten, um das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen zu minimieren. Dadurch werden falsche oder unvollständige Produktinformationen vermieden, was zu einer verbesserten Glaubwürdigkeit und höherem Kundenvertrauen führt.
Skalierbarkeit und Internationalisierung
Dank eines PIM-Systems verwalten Onlinehändler ihre Produktdaten effektiv und können sie beliebig skalieren, sowie an die richtigen Kanäle und Anbieter für Marktplatzlösungen anpassen. PIM ermöglicht zudem die einfache Aktualisierung und Verwaltung von Produktdaten in verschiedenen Sprachen und Währungen. Das ist besonders wichtig für Online-Shops, die international verkaufen oder expandieren möchten.
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Ein PIM-System automatisiert viele zeitaufwändige Aufgaben im Zusammenhang mit der Produktdatenverwaltung, wodurch der Aufwand im Unternehmen minimiert wird. Das System ermöglicht die schnelle Aktualisierung von Produktdaten sowie Distribution auf verschiedene Vertriebskanäle. Dadurch gestalten Onlinehändler Workflows effizienter und sparen wertvolle Zeit, um sich auf wichtigere Aspekte ihres Geschäfts zu konzentrieren.
Optimierung der Benutzererfahrung
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg eines Online-Shops ist eine positive Nutzererfahrung. Durch ein gut implementiertes PIM-System bieten Shopbetreiber ihren Kunden umfassende Produktinformationen und machen diese für sie leichter auffindbar. So verbessern Unternehmen das Nutzererlebnis, erhöhen die Conversionrate und reduzieren durch akkurate Produktbeschreibungen Reklamationen sowie Retouren.
Für wen sich Product Information Management eignet
Der Anspruch an Produktdaten steigt mit dem Unternehmenswachstum oder einer Erweiterung des Produktsortiments. Je komplexer und umfangreicher das Angebot in einem Online-Shop, desto wichtiger werden strukturierte und konsistente Produktinformationen. Nicht nur Unternehmen, die international expandieren wollen, profitieren von einem PIM-System, sondern auch Shopbetreiber mit einem breiten Produktsortiment oder Onlinehändler, die ihre Produkte auch auf anderen Marktplätzen oder soziale Netzwerken anbieten.
In jedem Fall ist es wichtig, sich schon frühzeitig Gedanken über die Implementierung eines solchen Systems zu machen, um die Skalierung des Online-Shops von Anfang an so effektiv wie möglich umzusetzen und inkonsistente Daten zu vermeiden. Unternehmen, die ihre Produktdaten noch manuell verwalten, sollten ihre aktuellen Prozesse analysieren und herausfinden, ob die Nutzung einer PIM-Software zum Wachstum beitragen kann.
Wann sich ein PIM für den eigenen E-Commerce lohnt:
1. Es liegen inkonsistente Produktinformationen vor
Wenn Produktinformationen in unterschiedlichen Systemen abgelegt werden, geht der Überblick über die Daten schnell verloren. Es entstehen Fehler, die sich sowohl negativ auf das Unternehmen auswirken, als auch das Kaufverhalten beeinträchtigen und zu Unzufriedenheit bei Kunden führen.
2. Die Datenpflege nimmt zu viel Zeit in Anspruch
Das manuelle Synchronisieren von Produktdaten ist mit erheblichem Aufwand verbunden und bietet einen Nährboden für Fehler in der Prozesskette. Ein PIM erleichtert Unternehmen die Datenpflege, da sich alle Produktinformationen an einer zentralen Stelle befinden und automatisch in allen integrierten Geschäftsanwendungen aktualisiert werden. Zum Beispiel in einem Online-Shop, auf anderen Marktplätzen und im CMS- und ERP-System.
3. Der Shop verfügt über viele Produkte und Varianten
Produkte, die in verschiedenen Varianten angeboten werden, sollten mit nützlichen Attributen angereichert werden. Eine breite Auswahl an Farben, Größen oder Mustern erhöht den Verwaltungsaufwand. Je mehr verschiedene Produkte in einem Online-Shop zur Verfügung stehen, desto rentabler ist der Einsatz eines PIMs, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und Fehlerquellen zu vermeiden.
4. Die Produkte werden über verschiedene Verkaufskanäle vertrieben
Viele Onlinehändler bieten ihre Produkte nicht nur in ihrem eigenen Online-Shop an, sondern nutzen auch andere Marktplätze (Ebay, Amazon) oder Social Media. Für jeden Vertriebskanal einen eigenen Produktkatalog zu erstellen ist jedoch zeitaufwändig, verursacht Mehrkosten und ist darüber hinaus fehleranfällig. Ein PIM ermöglicht die reibungslose Umsetzung einer Omnichannel-Strategie – zeitsparend, einfach und effektiv.
5. Ein geplanter Umzug zu einem anderen Shopsystem
Durch ein PIM-System sind Back-Office-Funktionen an E-Commerce-Plattformen angebunden. Unternehmen, die einen Wechsel auf ein neues Shopsystem wie zum Beispiel Shopware planen, meiden mit einem PIM Probleme beim Migrationsprozess und gestalten den Umzug so einfach wie möglich.
Product Information Management erfolgreich integrieren
Bei der Implementierung eines PIM-Systems ist es wichtig, sorgfältig verschiedene Optionen zu evaluieren und das richtige System für die spezifischen Anforderungen des Online-Shops zu wählen. Folgende Schritte sind bei der Integration eines PIM-Systems wichtig:
Anforderungsanalyse
Am Anfang steht eine gründliche Analyse. Dafür sollten sich Unternehmen einige Fragen stellen: Wie sehen die Anforderungen an den Online-Shop aus? Welche Arten von Produktdaten werden verwaltet? Sind Integrationen mit anderen Systemen erforderlich? Welche Funktionen müssen vorhanden sein? Durch die klare Definition der Anforderungen lässt sich die Auswahl auf Systeme eingrenzen, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen.
Marktrecherche
Eine umfassende Marktrecherche hilft dabei, verschiedene PIM-Anbieter zu vergleichen. Wichtige Vergleichsparameter sind die Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, die Kundenbewertungen der verschiedenen Systeme sowie der Preis.
Demos und Tests
Viele Anbieter von PIM-Software bieten Demoversionen an, damit Unternehmen die Leistung und die Bedienbarkeit des Systems vorab testen können. Dies erleichtert Shopbetreibern herauszufinden, ob das Programm ihren Anforderungen entspricht und die gewünschten Funktionen mit sich bringt. Hierbei ist es wichtig, langfristig zu denken und die Skalierbarkeit im Hinterkopf zu behalten, damit das System mit dem Wachstum des Online-Shops mithalten kann.
Implementierung und Anpassung
Sobald das geeignete PIM gefunden wurde, kann es mit der Installation losgehen. Die meisten Anbieter unterstützen Unternehmen bei diesem Prozess und passen das System an die spezifischen Anforderungen an. Dies beinhaltet in der Regel die Konfiguration von Datenfeldern, Anpassung von Workflows sowie die Integration mit anderen relevanten Systemen wie einem Content-Management-System (CMS) oder E-Commerce-System.
Schulung und Support
Um das PIM-System korrekt und effektiv zu nutzen, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Viele PIM-Anbieter stellen Schulungsmaterialien bereit oder bieten entsprechende Serviceleistungen. Eine ausführliche Schulung ist wichtig, um Fehlern entgegenzuwirken und eine reibungslose Nutzung des Systems sicherzustellen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Product Information Management (PIM)?
Product Information Management (PIM) ist ein System zur zentralen Verwaltung und Organisation von Produktinformationen in einem Online-Shop. Es ermöglicht es Händlern detaillierte und einheitliche Produktinformationen wie Beschreibungen, Bilder, Preise und technische Daten effizient zu organisieren.
Welche Vorteile bietet Product Information Management (PIM) für Online-Shops?
Von diesen Vorteilen profitieren Händler im E-Commerce durch den Einsatz eines PIM-Systems:
Es bietet eine zentrale Datenverwaltung, die sicherstellt, dass alle Produktinformationen korrekt, aktuell und konsistent sind.
Ein PIM-System erleichtert die Integration und Synchronisierung von Produktinformationen mit verschiedenen Vertriebskanälen, wie z. B. Online-Marktplätzen und sozialen Medien.
PIM verbessert durch einheitliche, detaillierte und genaue Produktinformationen die Kundenerfahrung.
Es optimiert interne Prozesse, spart Shopbetreibern dadurch Zeit und reduziert Fehler bei der Aktualisierung und Verwaltung von Produktdaten.
Welche Daten können mit Product Information Management in einem Online-Shop verwaltet werden?
Ein PIM-System ist in der Regel so konzipiert, dass es sich an die individuellen Anforderungen eines Online-Shops anpasst. Unter anderem lassen sich damit zum Beispiel folgende Daten organisieren:
Produktinformationen
Mediadaten
Lagerbestände
Produktkategorien und -klassifikationen
Sprachen
