Gids: Replatforming van je webshop zonder downtime

Veel webshops stuiten vroeg of laat op interne beperkingen. Typische oorzaken zijn ontbrekende functies, prestatieproblemen, toenemende onderhoudskosten of een verouderd systeem dat niet meer betrouwbaar verder wordt ontwikkeld. Voor jou als retailer rijst dan de vraag hoe je over kunt stappen van shopsysteem, inclusief gegevensbestand en lopende omzet.

Overstappen van shopsysteem: het belangrijkste in het kort

• Webshop migratie is zinvol als je huidige systeem zijn grenzen bereikt, te duur wordt in het gebruik of niet de benodigde functies biedt.

• Het beste moment voor de overstap ligt buiten je piekperiodes, met een tussenpoos van 6 tot 8 weken.

• Kies voor de overstap naar een ander shopsysteem eerst het juiste systeemtype (SaaS, PaaS of zelfgehost).

• Definieer je vereisten voor functies, integraties, internationalisering en marketingprocessen.

• Test de nieuwe shop volledig in een staging-omgeving: producten, afrekenen, betaalmethoden, verzending, klantgegevens en integraties.

• Downtime kan worden geminimaliseerd door de nieuwe webshop volledig voor te bereiden en de migratie in een kort omschakelvenster te laten plaatsvinden.

• Shopware ondersteunt webshopmigraties met een eigen migratie-assistent, al gedocumenteerde migratiepaden en een sterk partnernetwerk.

Checklist vooraf: moet ik overstappen van shopsysteem?

Andere indicatoren die aangeven dat je webshop aan migratie toe is, zijn verouderde en trage software, onbetrouwbare integraties met ERP, PIM of CRM en de algemene wens voor een nieuw, duurzaam shopsysteem.

Gids: replatforming

Je kunt succesvol overstappen van shopsysteem door eerst het nieuwe systeem te selecteren, je vereisten te beschrijven, de huidige situatie in kaart te brengen, de migratiestrategie te definiëren en de nieuwe shop te testen voor de livegang.

Stap 1: kies een nieuw systeemtype

Met de keuze van het systeemtype bepaal je hoe het later zit met de aanpasbaarheid, het onderhoud en mogelijke functies.

Stap 2: inventarisatie (huidige situatie)

Je inventariseert de huidige situatie door een overzicht te maken van de belangrijkste onderdelen van je shop: producten, klanten, bestellingen, inhoud, bestaande integraties en individuele functies.

Stap 3: je vereisten vastleggen (gewenste situatie)

Om de replatforming naar een nieuw shopsysteem doelgericht te kunnen plannen, moet je zakelijke en technische vereisten formuleren. Hoe concreter je deze kunt benoemen, hoe eenvoudiger het later wordt om het juiste platform te kiezen.

• Weergave van je bedrijfsmodellen: het nieuwe systeem moet de werkelijke verkoopsituaties kunnen weergeven, bijvoorbeeld B2C met variantlogica, B2B met individuele prijzen en goedkeuringsprocessen of D2C met terugkerende bestellingen.

• Geplande groeistappen: als je extra landen, talen of valuta's wilt toevoegen, heb je meertaligheid, belasting- en verzendregels per land en schaalbare prijs- en cataloguslogica nodig.

• Vereisten voor marketing en content: als je team vaak campagnes, landingspagina's of productverhalen publiceert, moet het systeem een CMS bieden dat zonder developers kan worden gebruikt, verschillende mediaformaten ondersteunt (bijv. afbeeldingen, video's, 3D-weergaven), lay-outaanpassingen toestaat zonder dat de code hoeft te worden gewijzigd, en herbruikbare modules en sjablonen voor campagnes biedt.

• Stabiele integraties met ERP, PIM, CRM, POS of marktplaatsen.

• Betrouwbare prestaties en schaalbaarheid tijdens piekperiodes.

Stap 4: bepaal de migratiestrategie

Je bepaalt je migratiestrategie door te beslissen hoe de replatforming technisch moet verlopen, welke gegevens worden overgenomen en hoe de overstap zo wordt georganiseerd dat je lopende activiteiten niet worden verstoord.

Optie 1: migratie in één stap

De shop wordt volledig opnieuw opgebouwd en vervolgens eenmalig gevuld met alle relevante gegevens.

Geschikt als:

• de bestaande shop klein of sterk verouderd is;

• er weinig individuele functies moeten worden overgenomen;

• een korte overgangsfase acceptabel is.

Voordeel: snelle voltooiing

Nadeel: minder tijd voor tests

Optie 2: migratie met testsysteem en meerdere dataruns

De nieuwe shop draait eerst als staging-versie. Gegevens worden meerdere keren geïmporteerd om tests en correcties mogelijk te maken.

Geschikt als:

• er veel integraties zijn;

• er rekening moet worden gehouden met individuele functies;

• SEO, tracking of B2B-processen correct moeten worden overgedragen.

Voordeel: minder risico's

Nadeel: langere projectduur

Optie 3: parallele werking met deltamigratie

Eerst wordt een volledige import uitgevoerd. Kort voor de livegang wordt een tweede import (‘delta’) uitgevoerd, waarbij nieuwe bestellingen, klanten en wijzigingen worden bijgewerkt.

Geschikt wanneer:

• de shop tijdens de hele migratie bereikbaar moet blijven;

• er een grote hoeveelheid gegevens aanwezig is;

• dagelijkse bestellingen of B2B-aanbiedingen niet verloren mogen gaan.

Voordeel: zeer veilige overstap

Nadeel: hogere technische eisen

Stap 5: testen vóór de livegang van de nieuwe shop

Je test de nieuwe shop voordat de livegang door alle (belangrijke) functies in een veilige testomgeving te doorlopen: producten, afrekenen, betalingen, verzending, klantgegevens, integraties en inhoud. Het doel is om ervoor te zorgen dat de nieuwe shop onder realistische omstandigheden foutloos werkt voordat deze online gaat.

Dit is nodig voor het opzetten van de test:

• een staging- of testomgeving die onafhankelijk van de live-shop draait;

• een realistische gegevensset met producten, klanten en bestellingen;

• toegang tot alle aangesloten systemen (ERP, PIM, CRM, betaling, verzending).

Wat je moet testen:

• Producten: worden producten correct gepresenteerd? Functioneren varianten, prijzen, beschikbaarheid en staffelprijzen?

• Afrekenen: verloopt het afrekenen zonder onderbrekingen? Functioneren alle betaalmethoden (bijv. PayPal, factuur, creditcard)? Worden verzendmethoden, levertijden en kosten correct weergegeven?

• Klantgegevens: kunnen bestaande klanten zich aanmelden? Functioneren registratie, wachtwoord opnieuw instellen en adresbeheer?

• Integraties: worden bestellingen correct overgedragen aan ERP of voorraadbeheer? Wordt de voorraad correct weergegeven? Functioneren gekoppelde tools zoals nieuwsbrieven, tracking of feed-export?

• Inhoud: zijn alle pagina's compleet (startpagina, categorieën, landingspagina's)? Functioneren afbeeldingen, video's en interne links?

Acceptatie door het team:

• Gespecialiseerde afdelingen (bijv. klantenservice, marketing, logistiek) controleren hun gebieden.

• Fouten en ontbrekende inhoud worden verzameld en geprioriteerd.

• Openstaande punten worden vóór de livegang afgehandeld.

Stap 6: SEO-ranking en gegevens veiligstellen

Je voorkomt ranking- en gegevensverlies door je bestaande URL's correct om te leiden, alle belangrijke inhoud volledig over te dragen en de nieuwe shop technisch correct aan te melden bij zoekmachines. Daarnaast zorg je ervoor dat product-, klant- en bestelgegevens na de migratie volledig en correct beschikbaar zijn.

• URL-omleidingen: voor elke oude URL wordt een 301-omleiding naar de juiste nieuwe URL ingesteld.

• Titels, beschrijvingen, media, gestructureerde gegevens en interne links moeten in de nieuwe shop aanwezig zijn.

• Google Search Console bijwerken: nieuwe XML-sitemap indienen, domein- of padwijzigingen opslaan, foutrapporten controleren (404, omleidingslussen, crawlfouten).

• Prestaties controleren: laadtijden en Core Web Vitals testen in Google PageSpeed Insights.

Gegevens veiligstellen:

• Vóór de webshop migratie: back-up maken van alle gegevens (producten, klanten, bestellingen, media).

• Na de webshop migratie: steekproeven uitvoeren: kloppen de productgegevens, prijzen en varianten? Zijn alle klanten, bestellingen en opt-ins aanwezig?

Replatforming: heel eenvoudig met Shopware

Shopware helpt je bij de replatforming van je shopsysteem met de Migration Assistant, gedocumenteerde migratietrajecten (bijv. van Magento of andere systemen) en een netwerk van partnerbureaus.

Met deze aanbiedingen kun je je hele shop, inclusief alle producten, categorieën, klanten, bestellingen en andere gegevens, veilig overzetten naar Shopware 6, inclusief herhaalbare dataruns en deltamigraties.

Casestudy: migratie van Magento naar Shopware bij Keimling Naturkost

Keimling Naturkost, een toonaangevende leverancier van veganistische en rauwkostproducten, exploiteerde haar shop op Magento 1 en stapte over naar Shopware 6.

Case Study: Migration from OXID to Shopware – M-Medientechnik

M-Medientechnik stapte over van OXID naar Shopware 6. Sinds de herlancering is de conversieratio van M-Medientechnik vier keer zo hoog als bij de vorige shop. Bovendien is het aantal bestellingen in de shop sindsdien met meer dan 50% gestegen. Het uitvalpercentage kon worden verlaagd van 16% naar 3%.

Replatforming nodig?

Maak het jezelf makkelijk: koppel CRM en Shopware aan elkaar, laat prijzen en gegevens automatisch doorstromen en werk ontspannener. Start nu met Shopware.

Wanneer is het juiste moment om over te stappen van shopsysteem?

Het juiste moment om over te stappen van shopsysteem is aangebroken wanneer je huidige systeem zijn technische grenzen bereikt, de kosten voor onderhoud en foutoplossing stijgen of doelstellingen zoals internationalisatie, B2B-functies of nieuwe verkoopkanalen niet meer haalbaar zijn.

Bovendien moet de overstap buiten je drukste periodes worden gepland, zodat de lopende activiteiten niet worden verstoord. Geschikte momenten zijn:

• Rustige bedrijfsperiodes, bijvoorbeeld buiten seizoenspieken of campagnes.

• Voldoende interne capaciteit voor tests, gegevenscontrole en acceptaties.

• Geplande herlancerings- of uitbreidingsprojecten die kunnen worden gecombineerd met het nieuwe systeem.

Er moet actie worden ondernomen als:

• je huidige systeem geen actieve ondersteuning meer krijgt van de fabrikant;

• er veiligheids- of stabiliteitsproblemen zijn;

• integraties of updates herhaaldelijk worden uitgesteld of mislukken;

• je bedrijfsdoelstellingen niet meer kunnen worden gerealiseerd.

Overstappen van shopsysteem– veelgestelde vragen en antwoorden