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Das kleine 1 x 1 der Inventur für Onlinehändler

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Es geht auf das Jahresende zu und vielen Onlinehändlern graut es bereits vor der anstehenden jährlichen Inventur. Die Inventur ist häufig zeitaufwändig und gerade in Verbindung mit dem anstehenden Weihnachtsgeschäft ein zusätzlicher Stressfaktor. Aus diesem Grund zeigt Dir unser Partner Pickware im folgenden Gastartikel, welche rechtssicheren Optionen Du bei der Inventur hast, um diese für Dich so effizient und einfach wie möglich zu gestalten.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Du bist als Onlinehändler im Rahmen Deines Jahresabschlusses dazu verpflichtet, mindestens einmal im Jahr eine Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden Deines Geschäfts durchzuführen. Die Inventur ist somit die physische oder buchmäßige Erfassung aller Bestandteile in Deinem Betrieb. Die größte Herausforderung bei der Inventur besteht für Händler in der Regel darin, den gesamten Warenbestand zu erfassen und zu bewerten. Rechtlich sind dabei grundlegend folgende Punkte zu beachten:

Notwendigkeit:
Es ist gesetzlich festgelegt, dass bilanzierungspflichtige Kaufleute und Unternehmen einmal im Jahr eine Inventur durchführen müssen.

Pünktlichkeit:
Die Inventur muss innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchgeführt werden, in den meisten Fällen zum Bilanzstichtag.

Vollständigkeit:
Jeder Artikel, der einen Warenwert von 60 € übersteigt, muss einzeln erfasst werden.

Exaktheit:
Es ist die exakte Menge, der Wert und eine konkrete Beschreibung jedes Artikels zu erfassen.

Inventurarten

Unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen stehen verschiedene Verfahren für die Durchführung der Inventur zur Auswahl. Die Wahl der passenden Inventurart und der Einsatz einer Warenwirtschaftslösung haben einen entscheidenden Einfluss auf den mit der Inventur verbundenen Aufwand und sollten somit wohlüberlegt sein.

Stichtagsinventur

Hier werden an einem bestimmten Stichtag, meist dem der Jahresbilanz am 31.12., alle Bestände des Betriebs physisch aufgenommen. Die Stichtagsinventur kann bis zu zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Das heißt für Dich, dass innerhalb weniger Tage eine vollständige Liste aller tatsächlich vorhandenen Waren erstellt werden muss. Für diese Methode ist eine Warenwirtschaft nicht zwingend erforderlich, aber hilfreich. 

Vorteile:

  • Die Menge der zu erfassenden Ware ist nach dem Weihnachtsgeschäft meist gering
  • Der Aufwand fällt nur einmal im Jahr an

Nachteile:

  • Die Fehleranfälligkeit ist durch die einmalige komplette Erfassung hoch
  • Du bist an einen festgesetzten Termin gebunden
  • Der zeitliche Aufwand ist gebündelt sehr hoch und führt so oft zur Unterbrechung des Tagesgeschäfts
  • Es können Kosten für das für den Mehraufwand zusätzlich benötigte Personal anfallen
  • Differenzmengen bei den Beständen fallen erst beim Jahresabschluss auf

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Permanente Inventur

Hier wird der Warenbestand unabhängig und laufend während des gesamten Geschäftsjahres erfasst. Jeder Artikel muss einmal im Jahr physisch erfasst werden und der Bestand kann dann über die Erfassung der Wareneingänge und der Warenabgänge zum Bilanzstichtag hochgerechnet werden. Für diese Methode ist eine Warenwirtschaft zwingend erforderlich.

Vorteile:

  • Du hast immer den Überblick über Deine tatsächlichen Bestände und kannst Fehlbestände frühzeitig erkennen
  • Du bist zeitlich flexibel und kannst Leerlaufphasen für die Inventur nutzen
  • Du kannst zum Zeitpunkt des niedrigsten Bestands zählen und somit den Aufwand so gering wie möglich halten
  • Mit dem richtigen System kannst Du die Inventur parallel zum Tagesgeschäft durchführen

Nachteile:

  • Du musst regelmäßig Zeit für die Inventur einplanen

Weitere Inventurarten

Neben der Stichtagsinventur und der permanenten Inventur gibt es noch die weniger verbreiteten Optionen der verlegten Inventur und der Stichprobeninventur. Bei der verlegten Inventur kann die Stichtagsinventur bis zu drei Monate vor oder bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Auch hier werden alle Bestände gebündelt erfasst und dann bis zum eigentlichen Bilanzstichtag mit den Wareneingängen und den Warenabgängen verrechnet. Bei der Stichprobeninventur werden die Bestände nur stichprobenweise erfasst, anschließend wird auf dieser Basis mithilfe einer mathematisch-statistischen Methode der Restbestand berechnet. Diese Form ist aber eher für sehr große Bestände von Artikeln mit geringem Wert und somit tendenziell nicht für Onlinehändler geeignet.

Durch den Vergleich der Inventurmethoden wird deutlich, dass für die meisten Onlinehändler eine permanente Inventur stressfreier und mit weniger Aufwand verbunden ist. Vor allem wenn eine Warenwirtschaft in Kombination mit einer barcodebasierten Prozessführung zum Einsatz kommt.  

Prozessgeführte Inventur mit Pickware

Mit Shopware ERP und WMS powered by Pickware in Kombination mit mobilen Barcodescannern wirst Du optimal sowohl bei der Stichtagsinventur als auch bei der permanenten Inventur unterstützt. Der Inventurmodus von Pickware WMS unterstützt dich beispielsweise auch mit Filtern, die nur die Artikel anzeigen, bei denen die letzte Inventur einen definierten Zeitraum zurückliegt. Du kannst zudem Artikel bzw. Lagerplätze mithilfe des Scanners zeitsparend und fehlerfrei erfassen und so völlig flexibel nach und nach für jeden Artikel die Inventur durchführen. Dabei steht dir optional die Möglichkeit einer blinden Inventur, bei der der erwartete, aktuelle Lagerbestand nicht angezeigt wird, zur Verfügung oder Du kannst Dir auch den erwarteten Lagerbestand anzeigen lassen und diesen dann gegebenenfalls nur noch bestätigen. Die Inventureinträge sind direkt im Backend verfügbar und können für den Jahresabschluss einfach rechtskonform heruntergeladen werden. Vor allem bei der permanenten Inventur profitierst Du von der Echtzeitsynchronisation, da mehrere Mitarbeiter flexibel auch parallel zur Kommissionierung die Inventur im Lager durchführen können.

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