ERP & E-Commerce: Automatisierung für wachsende Shops

Wenn du deinen Onlineshop erfolgreich skalierst, stößt du unweigerlich an einen Punkt, an dem händische Prozesse dein Wachstum bremsen. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) im E-Commerce verbindet deine Verkaufskanäle, Lagerlogistik und Buchhaltung zu einer leistungsfähigen Einheit. Das Ziel dieser Integration ist die vollständige Automatisierung: Sobald ein Kunde in deinem Store auf „Kaufen“ klickt, sollten Bestandssynchronisation, Rechnungsstellung und Versandaufträge ohne manuellen Eingriff erfolgen.

ERP im E-Commerce: Das Wichtigste in Kürze

• Zusammenführung von Datenströmen: Das ERP fungiert als Primärquelle für Bestandszahlen, Produktstammdaten und Preise. Dies verhindert Diskrepanzen zwischen dem tatsächlichen Lagerbestand und der Anzeige in digitalen Verkaufskanälen.

• Prozessautomatisierung: Standardabläufe wie die Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen und Versandlabels werden systemseitig ausgelöst.

• Architektur-Modell: Der Einsatz eigenständiger Systeme (Best-of-Breed) ermöglicht es, Shopware als leistungsfähiges Frontend für das Kundenerlebnis zu nutzen, während das ERP die betriebswirtschaftliche Abwicklung im Hintergrund übernimmt.

• Schnittstellen-Standard: Der Datenaustausch erfordert REST-APIs. Dies gewährleistet, dass Bestandsänderungen oder Status-Updates unmittelbar und ohne zeitliche Verzögerung (Batch-Verarbeitung) übertragen werden.

Wozu dient ein ERP im E-Commerce?

Ein ERP-System dient im E-Commerce als Schaltzentrale, die alle Prozesse hinter der Shop-Oberfläche steuert. Zu diesen Prozessen gehören der Wareneinkauf, die Lagerhaltung sowie der Versand und die Buchhaltung. Der Onlineshop bleibt die Schnittstelle zum Kunden und das ERP sorgt im Hintergrund dafür, dass Bestände über alle Verkaufskanäle hinweg synchron bleiben, Rechnungen automatisiert erstellt werden und Logistikabläufe ineinandergreifen.

Warenwirtschaft (WaWi) & Omnichannel-Kontrolle

Die wohl wichtigste Aufgabe des ERP im E-Commerce ist die Bestandsführung. Sobald du auf mehreren Marktplätzen parallel verkaufst, verhindert das ERP den gefürchteten „Überverkauf“. Es fungiert als einzige verlässliche Datenquelle: Ändert sich der Bestand im Lager, wird diese Information verzögerungsfrei an alle angebundenen Shopsysteme gemeldet.

Automatisierung des Order-Managements

Sobald eine Bestellung im Shop eingeht, übernimmt das ERP. Es prüft die Verfügbarkeit, stößt den Pick-Prozess im Lager an und erstellt rechtsgültige Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen. Dieser Workflow spart pro Paket wertvolle Minuten und senkt die Fehlerquote massiv.

Logistik-Integration und Versand-Speed

Ein leistungsfähiges ERP ist direkt mit den Schnittstellen der großen Versanddienstleister (DHL, DPD, UPS etc.) verknüpft. Versandlabels werden per Mausklick oder sogar vollautomatisch gedruckt. Parallel dazu wird der Sendungsstatus an den Kunden zurückgesendet.

Revisionssichere Finanzbuchhaltung

Das ERP bündelt alle Finanzströme. Es ordnet Zahlungen von Dienstleistern wie PayPal oder Stripe den entsprechenden Rechnungen zu und bereitet die Daten so vor, dass sie ohne Nachbearbeitung an den Steuerberater übergeben werden können (z. B. via DATEV-Schnittstelle).

Wie kommunizieren ERP und Onlineshop miteinander?

Die Kommunikation zwischen ERP und Onlineshop erfolgt über digitale Schnittstellen (APIs), die den Austausch von Daten in Echtzeit oder in festgelegten Intervallen ermöglichen. Dabei werden Informationen wie Produktstammdaten und Preise vom ERP an den Shop gesendet; Bestelldaten und Kundeninformationen fließen in die entgegengesetzte Richtung.

Man unterscheidet hierbei zwischen einer engen, direkten Integration und dem Einsatz von Middleware-Lösungen, die als Übersetzer zwischen den Systemen fungieren.

Der klassische Datenfluss: Wer schickt was?

In einer tragfähigen E-Commerce-Architektur herrscht eine sortierte Aufgabenverteilung:

• Vom ERP zum Shop: Artikelnamen, Beschreibungen, Preise, Lagerbestände und Variantenmerkmale.

• Vom Shop zum ERP: Bestelleingänge, Kundendaten (Liefer- und Rechnungsanschrift), gewählte Zahlungsart und Versandwünsche.

Echtzeit-Abgleich vs. Batch-Verarbeitung in E-Commerce ERPs

• Echtzeit (API): Jede Änderung wird sofort übertragen. Das ist besonders bei knappen Lagerbeständen wichtig.

• Batch (Intervall): Daten werden gesammelt und z. B. alle 15 Minuten übertragen. Das schont Serverressourcen, ist aber bei schnelldrehenden Produkten riskanter.

Die Bedeutung der API-Architektur in E-Commerce ERPs

Zukunftstaugliche Shopsysteme setzen auf einen „API-First“-Ansatz. Das bedeutet, dass die Software von Grund auf darauf ausgelegt ist, mit anderen Programmen zu sprechen. Das macht die Integration stabiler und langfristig tragfähig, da neue Verkaufskanäle oder Tools deutlich einfacher angedockt werden können.

Best-of-Breed oder All-in-One als ERP im E-Commerce?

Die Entscheidung zwischen einem Best-of-Breed-Ansatz und einer All-in-One-Lösung hängt hauptsächlich von deiner Wachstumsstrategie und deinen Anforderungen ab. Ein All-in-One-System bietet den Vorteil, dass Shop und Warenwirtschaft aus einer Hand kommen.

Ein Best-of-Breed hingegen setzt auf die Kombination der jeweils leistungsstärksten Spezialsoftware. Für die meisten ambitionierten Händler ist der Best-of-Breed-Ansatz die bessere Wahl, da er es ermöglicht, das Shopsystem und das ERP-System unabhängig voneinander zu skalieren und jeweilige Weiterentwicklungen schneller verfügbar sind.

All-in-One

Bei diesem Modell nutzt du eine Software, die versucht, alles abzudecken. Oft ist der Onlineshop hier nur ein Modul eines großen ERP-Systems.

• Vorteil: Du hast nur einen Ansprechpartner und keine Hürden mit Schnittstellen zwischen zwei verschiedenen Herstellern.

• Nachteil: Oft sind diese Systeme in ihrer Kernkompetenz (dem Handel) stark, aber im Bereich E-Commerce-Marketing, Design oder User Experience eher starr und mitunter veraltet. Wenn du dein Frontend modernisieren willst, musst du oft das ganze System wechseln.

Best-of-Breed

Hier suchst du dir für jede Aufgabe das beste Werkzeug am Markt, also ein leistungsfähiges, anpassbares Shopsystem wie Shopware für dein Kundenerlebnis und ein spezialisiertes E-Commerce-ERP für deine Prozesse.

• Vorteil: Wenn du ein neues Feature im Shop brauchst, kannst du es dort implementieren, ohne die anderen Funktionen (wie deine Buchhaltung) im ERP zu beeinflussen. Sobald du auf mehreren Marktplätzen parallel verkaufst, spielt dieses Modell seine Stärken voll aus, da die spezialisierten Konnektoren meist deutlich leistungsfähiger sind.

• Nachteil: Du musst sicherstellen, dass die Schnittstelle zwischen den Systemen (die API) stabil läuft.

Wie finde ich das richtige ERP für meinen Shop?

Eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines passenden ERPs ist das Vorhandensein einer Schnittstelle (Connector), die einen stabilen Datenaustausch zwischen ERP und Shop sicherstellt. Neben funktionalen Aspekten wie der Lagerverwaltung und dem Order-Management solltest du zudem auf die Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit achten, damit das System mit deinen steigenden Bestellzahlen und neuen Vertriebskanälen mitwachsen kann.

• Offizielle Connectoren: Viele ERP-Hersteller bieten fertige Plugins für Shopsysteme wie Shopware an. Das spart dir hohe Entwicklungskosten und sorgt dafür, dass Updates beider Systeme meist reibungslos funktionieren.

• API-Qualität: Prüfe, ob das ERP moderne REST-APIs unterstützt. Nur so ist sichergestellt, dass Bestände und Preise wirklich in Echtzeit abgeglichen werden können.

• Multichannel-Fähigkeit: Kann das ERP nicht nur deinen Shop, sondern auch Marktplätze wie Amazon, eBay oder TikTok Shop zentral verwalten?

• Logistik-Tiefe: Brauchst du eine einfache Anbindung an Versanddienstleister oder unterstützt das ERP komplexe Lagerprozesse wie "chaotische Lagerhaltung" oder "Pick-and-Pack" per Scanner?

• B2B-Features: Falls du im Großhandel tätig bist: Kann das ERP individuelle Preislisten und Firmenkunden-Strukturen verarbeiten, die du in Shopware hinterlegt hast?

Shopware mit einem ERP verbinden

Du verbindest Shopware mit einem ERP-System in der Regel über fertige Schnittstellen, die innerhalb weniger Klicks einsatzbereit sind. Dank des API-First-Ansatzes von Shopware kommuniziert das Shopsystem sehr einfach mit anderer Software. Shopware wurde mit dem Ziel entwickelt, das Zentrum eines tragfähigen E-Commerce-Ökosystems zu sein:

• Der Shopware Store: Hier findest du für fast jedes namhafte ERP-System (wie Xentral, weclapp, SAP, Microsoft Dynamics oder Pickware) bereits fertige Connectoren. Diese "Plug-and-Play"-Lösungen minimieren deinen Einrichtungsaufwand.

• API-First-Architektur: Jede Information in Shopware ist über eine API (Schnittstelle) erreichbar. Dein ERP kann daher sowohl einfache Abfragen durchführen als auch komplexe Logiken wie kundenspezifische Preise oder Rabattaktionen direkt steuern.

• Flow Builder: Mit diesem Tool kannst du innerhalb von Shopware automatisierte Workflows erstellen, die auf Ereignisse aus dem ERP reagieren (z. B. "Wenn ERP Status 'Versendet' meldet, schicke personalisierte E-Mail mit Tracking-Link an den Kunden").

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ERP im E-Commerce – häufige Fragen und Antworten