Wann eine Warenwirtschaft für Deinen Onlineshop Sinn macht

Wann ein Warenwirtschaftssystem für Deinen Onlineshop Sinn macht

Hast du auch schon einmal darüber nachgedacht, ein Warenwirtschaftssystem in deinem Unternehmen einzuführen und fragst dich, ab wann sich der Einsatz eines ERP-Systems wirklich lohnt? Damit bist du keinesfalls alleine! Du erhältst heute wertvolle Tipps, wann und warum die Einführung eines Warenwirtschaftssystems für deinen Onlineshop Sinn macht.

Gerade Start-Ups oder kleinere Unternehmen arbeiten heutzutage oftmals noch ohne ein Warenwirtschaftssystem. Und bei einer kleinen Anzahl an Bestellungen täglich mag der Arbeitsalltag eines Online-Händlers durchaus manuell steuerbar sein. Allerdings wächst die E-Commerce-Branche stetig und auch E-Commerce-Unternehmen weisen glücklicherweise oftmals schnell ein rapides Wachstum auf.

Warum ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll ist

Mit steigendem Umsatz vergrößert sich auch der manuelle Aufwand für den Online-Händler. Dieser manuelle Aufwand ist besonders im E-Commerce oft durch sich wiederholende Prozesse und Routineaufgaben gekennzeichnet, die meistens auch noch gleichzeitig ablaufen sollen:

Synchrone Bestandsverfügbarkeiten auf allen Kanälen, Zahlungsbestätigungen oder Versandbenachrichtigungen an Kunden, an Marktplätze und an die Shop-Systeme – um nur einige wenige Tätigkeiten zu nennen.

Hinzu kommt, dass der Online-Handel von der Schnelligkeit lebt: Die Kunden erwarten die Lieferung innerhalb weniger Werktage und auch die Marktplatzgiganten Amazon und eBay üben großen Druck auf die Online-Händler aus, was die Bearbeitungs- und Versandzeiten von Bestellungen betrifft. Pflegen Online-Händler ihre Daten nun in verschiedenen, womöglich schlecht vernetzten Systemen, ergänzt durch einzelne Excel-Tabellen, ist das Chaos quasi vorprogrammiert. Es entstehen manuelle Fehler und der Händler verliert den Überblick. Das Kerngeschäft, der Wettbewerb und somit die wirklich wichtigen Dinge im Onlinehandel geraten in den Hintergrund. Die Abarbeitung von Routineaufgaben – bis spät in die Nacht – gehören zum anstrengenden Händleralltag.

Trifft diese Beschreibung auch auf dich zu? Dann ist es höchste Zeit, eine E-Commerce-Komplettlösung einzuführen, die auf einem Warenwirtschaftssystem basiert. Die Erfahrung zeigt, dass der Entschluss ein Warenwirtschaftssystem einzuführen ab ca. 40 Bestellungen am Tag absolut Sinn macht. Zudem muss man beachten, dass die Einführung eines solch umfangreichen Systems immer komplexer wird, je größer und chaotischer der Online-Handel zum Zeitpunkt der Einführung ist.

Doch gehen wir noch einmal einen Schritt zurück:

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

"Ein Warenwirtschaftssystem, kurz auch WaWi oder WWS genannt, ist ein IT-Anwendungssystem. Unter dem Begriff „Warenwirtschaftssystem“ wird in der Betriebswirtschaftslehre die mengen- und wertmäßige Abbildung und Steuerung des Warenflusses in einem Handelsunternehmen verstanden. Dabei arbeiten mehrere Bereiche eines Unternehmens mit dem Warenwirtschaftssystem. Sowohl in der Beschaffung, in der Lagerwirtschaft als auch im Verkauf unterstützt das Warenwirtschaftssystem sämtliche Handelsprozesse. Es werden u.a. __Beziehungen zu Lieferanten gepflegt, Wareneingänge gebucht und Rechnungen kontrolliert. __Des Weiteren werden die Lagerbewegungen erfasst, überwacht und optimiert.

Dazu zählt beispielsweise auch die Ein-, Um- und Auslagerung der Ware. Im Bereich Verkauf unterstützt die Software die Handelsunternehmen weiter dabei, die Kundenbeziehungen zu pflegen, Angebote zu schreiben, den Versand abzuwickeln.“[1]____

Das muss ein Warenwirtschaftssystem können

Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems hilft dem Online-Händler demnach dabei, Zeit und Kosten einzusparen, indem sämtliche Prozesse in seinem Arbeitsalltag automatisiert werden. Der Händler behält stets den Überblick über alle Daten, kann die Aufträge schnell abarbeiten und manuelle Fehler werden vermieden. Apropos Daten:

Im E-Commerce sind verstärkt die folgenden Daten interessant – welche natürlich zentral in der Warenwirtschaft gepflegt werden können:

Produkttexte, in unterschiedlichen Sprachen
Preise: inklusive Mengenrabatte, B2B-Preise, Rabattstaffelungen oder Sonderpreise
Produktbilder, optimiert für die verschiedenen Verkaufskanäle
Kategorien, ebenfalls angepasst an die verschiedenen Verkaufskanäle
Stücklisten und Stücklisten-Varianten
Kundendaten, inklusive Informationen zu vorherigen Bestellungen und möglichen Daten aus der Kundenkommunikation
Lagerbestände und Versandinformationen

Über an die Warenwirtschaft angebundene Schnittstellen werden die Daten aus der Wawi in den Shopware-Shop und auf die unterschiedlichen Online-Marktplätze ausgeleitet. Ein weiterer Vorteil der E-Commerce-Komplettlösung ist es, dass neben Amazon und eBay im Sinnne einer gut durchdachten Omni-Channel-Strategie mit wenigen Klicks weitere Marktplätze, wie real.de, Rakuten, Groupon oder Otto angebunden werden können. Die integrierte Finanzbuchhaltung gleicht Zahlungseingänge, Zahlungserinnerungen und Mahnungen dabei automatisiert über alle Kanäle mit den Bestellvorgängen ab. Wer ins Ausland verkauft, wird zudem bei der Einhaltung der Steuerschwellen und der Zollabwicklung unterstützt.

Lagerhaltung und Versand mit Warenwirtschaft

Die gesamten Lager- und Versandprozesse werden ebenfalls aus der E-Commerce-Komplettlösung heraus gesteuert: Die Zahlungseingänge werden also mit den offenen Posten in der Warenwirtschaft abgeglichen und der Auftrag im Anschluss gewandelt. Im Lager wird daraufhin automatisch eine Pickliste ausgedruckt mit welcher der Picker die Ware, anhand der vorab definierten Kommissionierstrategie, pickt.

Warenwirtschaftssystem hilft bei der Bestellabwicklung

Im Warenausgang erfolgt der Abgleich der Bestellung mit der tatsächlich gepickten Ware, das Paket wird gepackt und es wird automatisiert eine Meldung an den Versanddienstleister übergeben, dass Waren zur Abholung bereitstehen. Falls du Gefahrgut versendest, übergibt die Warenwirtschaft direkt die Gefahrgutinformationen, wie z.B. die UN-Nummer, aus den hinterlegten Stammdaten an den Versanddienstleister. Die Trackingdaten werden ebenfalls automatisch an den Kunden und an die Marktplätze übermittelt. Der aktuelle Bestand wird zeitgleich im Lager, in der Warenwirtschaft und somit auch in dem Shopware-Shop und auf den Marktplätzen angepasst – wodurch Überverkäufe unmöglich werden.

Wie Du siehst, ist der Einsatz einer E-Commerce-Komplettlösung absolut sinnvoll. Allerdings gibt es noch einen letzten Punkt zu beachten: Eine professionelle Software sollte immer an Deine jeweilige Unternehmensstruktur und an Deine bestehenden Prozesse angepasst werden können. Dein Online-Handel ist so individuell wie du und eine 0815-Lösung von der „Stange“ kann deine individuellen Anforderungen nicht umfassend abdecken.

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