Digitalisierung im Großhandel: Strategien, Systeme und Beispiele

In Deutschland werden inzwischen mehrere hundert Milliarden Euro B2B-Umsatz pro Jahr über Online-Shops und Marktplätze abgewickelt. Ein beträchtlicher Anteil der Gesamtumsätze im B2B läuft heute über E-Commerce, mit stabilen Wachstumsraten trotz konjunktureller Schwächephasen.

Digitalisierung des Großhandels: Das Wichtigste in Kürze

• Geschäftskunden erwarten digitale Bestellwege, vollständige Produktdaten, aktuelle Verfügbarkeiten und Self-Service-Funktionen.

• Plattformen wie Amazon Business und Unite verschieben Marktanteile und erhöhen den Druck auf andere Großhändler.

• Ein B2B-Shop oder Kundenportal bildet den einfachen Zugang zu Preisen, Bestellungen, Dokumenten und Serviceprozessen.

• Stabile ERP-, PIM- und Logistikdaten sind Voraussetzung für korrekte Bestellungen und verlässliche Lieferzeitangaben.

• Moderne Commerce-Plattformen müssen mitunter komplexe B2B-Anforderungen abdecken.

• Shopware bietet dafür eine skalierbare, API-basierte Grundlage, um B2B-Shops, Kundenportale und Integrationen zuverlässig umzusetzen.

Warum ist die Digitalisierung des Großhandels wichtig?

Die Digitalisierung des Großhandels ist wichtig, weil wichtige Bereiche des Geschäfts, wie zum Beispiel Beschaffung, Vertrieb, Service, Preisfindung, Logistik und Datenhaltung, inzwischen überwiegend digital gesteuert werden.

Geschäftskunden informieren sich online, erwarten vollständige Produkt- und Verfügbarkeitsinformationen und nutzen Bestell- und Serviceprozesse auf digitalem Weg. 

Parallel dazu gewinnen Plattformanbieter Marktanteile, und analoge Abläufe verursachen messbare Kosten und Verzögerungen. Ohne digitale Strukturen verliert der Großhandel Reichweite, Geschwindigkeit und Steuerbarkeit.

Wettbewerbsdruck durch Plattformen und Direktvertrieb

Marktplätze wie Amazon Business und Unite übernehmen immer häufiger Aufgaben, die traditionell beim Großhandel lagen: Artikelrecherche, Preisvergleich, Bestellabwicklung und teilweise sogar Lagerhaltung. Sie bieten große Sortimentsbreiten und verbindliche Lieferzeitaussagen.

Auch viele Hersteller entwickeln eigene Vertriebsportale oder E-Commerce-Kanäle. Für Großhändler bedeutet das: Kunden können direkt beim Hersteller bestellen, wenn der Bestellprozess dort einfacher oder schneller ist. Der bisherige Vorteil breiter Sortimente und persönlicher Betreuung reicht nicht mehr aus, wenn digitale Alternativen besser strukturiert, schneller erreichbar oder umfassender informiert sind.

Welche Bereiche betrifft die Digitalisierung im Großhandel?

Die Digitalisierung des Großhandels umfasst mehrere Handlungsfelder, die jeweils unterschiedliche Bereiche des Großhandelsgeschäftsmodells betreffen:

• Der digitale Vertrieb

• Der Umgang mit Marktplätzen

• Die Prozessautomatisierung

• Die systematische Nutzung von Daten

• Die organisatorische Anpassung

Digitaler Vertrieb: B2B-Onlineshops und Kundenportale

Der digitale Vertrieb ist ein wichtiges Handlungsfeld, da ein Großteil der Produktrecherche und Bestellvorbereitung online erfolgt. Ein B2B-Shop übernimmt dabei Funktionen, die bisher über Telefon, Fax oder E-Mail abgewickelt wurden.

• Kundenspezifische Preise und Rabatte: Abbildung komplexer Preisstrukturen aus dem ERP, inklusive Staffel-, Rahmen- und Sonderkonditionen.

• Individuelle Sortimente: Anzeige von freigegebenen Artikeln pro Kunde bzw. Kundengruppe.

• Schnellbestellfunktionen: Upload von Bestelllisten, CSV-Dateien oder Nutzung von Artikelnummern zur direkten Bestellung.

• Verfügbarkeits- und Lieferzeitanzeigen: Ausgabe aktueller Lagerbestände und belastbarer Lieferzeitangaben direkt aus dem ERP oder WMS.

• Self-Services: Bereitstellung von Lieferscheinen, Rechnungen, Retourenprozessen, Seriennummern oder Zertifikaten.

Marktplätze und Plattformstrategien

Marktplätze übernehmen zunehmend Aufgaben in der Beschaffung und werden parallel zu Lieferantenshops genutzt. Für Großhändler ergeben sich drei grundlegende Rollen:

• Verkauf über bestehende Marktplätze: Nutzung externer Plattformen zur Reichweitenerweiterung und als zusätzlicher Absatzkanal.

• Marktplatz als Ergänzung zur eigenen Website: Integration von Marktplatzfunktionen wie Händlerlisting, Produkterweiterungen oder Serviceangeboten.

• Eigene Plattformmodelle: Aufbau eines eigenen Marktplatzes, auf dem zusätzliche Lieferanten, Fachhändler oder Servicepartner eingebunden werden.

Prozessdigitalisierung und Automatisierung

Die internen Abläufe sind für den Großhandel ein wesentlicher Kostenfaktor. Typische Digitalisierungsmaßnahmen bezüglich dieser Abläufe betreffen:

• Auftragsbearbeitung: Automatische Erzeugung von Aufträgen aus Shop oder EDI ohne erneute Dateneingabe.

• Lagerprozesse: Mobile Datenerfassung, beleglose Kommissionierung, automatisierte Tourenplanung.

• Einkauf: Bedarfsermittlung auf Basis von Abverkaufsdaten, Mindestbeständen und Lieferzeiten.

• Logistik: Automatisierte Erstellung von Versandetiketten, Avisen oder Zolldokumenten.

• Dokumentendurchlauf: Digitale Ablage und Bereitstellung von Lieferscheinen, Rechnungen und Begleitdokumenten.

Datenmanagement und Produktinformationen

Großhändler arbeiten mit umfangreichen und teils sehr komplexen Produktinformationen. Fehlende oder inkonsistente Daten führen zu ständigen Rückfragen, Falschbestellungen und Problemen in der Logistik. Ein zentrales Handlungsfeld ist daher der Aufbau einer stabilen Datenbasis.

• Einführung oder Modernisierung eines PIM-Systems: Strukturierte Pflege von Stammdaten, technischen Merkmalen, Dokumenten und Varianten.

• Datenqualitätssicherung: Rollenverteilung, klare Verantwortlichkeiten, Pflegeprozesse und regelmäßige Validierungen.

• Multichannel-Bereitstellung: Bereitstellung der gleichen Daten für Shop, Marktplätze, Kataloge, Kundenportale und interne Systeme.

• Anreicherungen: Ergänzung von Texten, Bildern, Normen, Zertifikaten und kundenspezifischen Informationen.

Eine verlässliche Datenstruktur ist Voraussetzung für korrekte Bestellungen, funktionierende Self-Service-Prozesse und den sinnvollen Einsatz von Such- und Filterfunktionen.

Nutzung von Daten und KI im operativen Geschäft

Ein digitalisiertes System erzeugt umfangreiche Daten zu Bestellungen, Sortimenten, Preisen und Kundenverhalten. Konkrete Anwendungsbeispiele im Großhandel:

• Nachfrageprognosen: Nutzung historischer Bestellmuster zur besseren Planung von Beständen und Wiederbeschaffung.

• Preisermittlung: Identifikation von Artikeln mit geringer Marge oder Preisschwankungen und Erarbeitung strukturierter Preisstrategien.

• Sortimentssteuerung: Erkennen von Sortimentsschwachstellen oder Artikeln mit geringer Relevanz im Vergleich zu Beschaffungs- oder Lagerkosten.

• Identitäts- und Bonitätsprüfungen: Einsatz von Regeln und Modellen, um risikoreiche Bestellungen zu erkennen.

• Analyse der Shopnutzung: Auswertung von Suchanfragen, Abbrüchen oder häufig aufgerufenen Artikeln zur Optimierung des Online-Sortiments.

Guide: Wie entwickle ich eine Digitalisierungsstrategie für den Großhandel?

Eine tragfähige Digitalisierungsstrategie gibt dir die nötige Klarheit darüber, was du digitalisieren willst, warum du es tust und wie du die Projekte in eine sinnvolle Reihenfolge bringst. Deine Digitalisierungsstrategie entsteht, indem du deine aktuelle Situation analysierst, Ziele definierst, die notwendigen Maßnahmen in eine umsetzbare Reihenfolge bringst und Verantwortlichkeiten festlegst.

Schritt 1: Analysiere deine Ausgangslage

Bevor du Maßnahmen festlegst, musst du wissen, wo du stehst. Prüfe deshalb deine aktuelle Situation entlang dieser Kriterien:

• Customer Journey: Wie bestellen deine Kunden heute? Welche Informationen fehlen ihnen?

• Systemlandschaft: Wie stabil und integriert arbeiten ERP, Lager, Shop, PIM und CRM miteinander?

• Datenqualität: Sind Artikelinfos, Preise, Bestände und Kundenstammdaten vollständig und korrekt?

• Prozesse: Wo entstehen Wartezeiten, doppelte Arbeiten oder Medienbrüche?

• Wettbewerb: Welche digitalen Leistungen bieten direkte Mitbewerber oder Plattformen an?

Schritt 2: Lege deine Ziele fest

Dein Digitalisierungsweg braucht Ziele, an denen sich dein Geschäft orientieren kann. Typische Ziele im Großhandel sind:

• mehr Bestellungen über digitale Kanäle

• weniger manueller Aufwand für dein Backoffice

• stabile Bestände und geringere Fehlmengen

• höherer digitaler Umsatzanteil

• bessere Datenqualität für Einkauf, Vertrieb und Logistik

Schritt 3: Erstelle eine realistische Roadmap

Lege die Reihenfolge deiner Projekte fest:

• Grundlagen schaffen: ERP stabilisieren, Stammdaten aufräumen, PIM einführen oder modernisieren

• Kernprozesse digitalisieren: B2B-Shop oder Kundenportal, automatisierte Auftragsübertragung, digitalisierte Lager- und Logistikprozesse

• Erweiterungen: Marktplatzanbindung, zusätzliche Self-Service-Funktionen, Auswertungen und erste KI-Anwendungen

Schritt 4: Wähle die passenden Systeme und Partner

Achte bei der Auswahl deiner Technologie und Dienstleister auf:

• Integration: Können die Systeme Daten zuverlässig austauschen?

• B2B-Funktionalität: Preislogiken, Rollenmodelle, Sortimentssteuerung, Varianten.

• Erweiterbarkeit: Marktplätze, Logistikpartner, zusätzliche Kanäle.

• Stabilität: Performance, Support, Updatefähigkeit.

• Erfahrung: Partner mit Großhandelsprojekten und Kenntnis der Prozesslandschaft.

Schritt 5: Schaffe klare Verantwortlichkeiten

Stelle sicher, dass:

• Aufgaben für Stammdaten, Preislisten und Systempflege eindeutig verteilt sind

• ein Verantwortlicher das Digitalisierungsprojekt koordiniert

• alle betroffenen Bereiche geschult werden

• regelmäßige Abstimmungen zwischen Vertrieb, Einkauf, Lager, IT und Marketing stattfinden

Beispiele für erfolgreiche Digitalisierung im Großhandel

Eine erfolgreiche Digitalisierung im Großhandel zeigt sich vor allem darin, wie Bestellungen abgewickelt werden, wie Daten gepflegt werden und wie schnell Kunden an die benötigten Informationen gelangen.

Die folgenden Beispiele aus Shopware-Projekten zeigen, welche konkreten Verbesserungen Unternehmen erzielen, wenn sie ihren Vertrieb, ihre Daten und ihre Prozesse digital ausrichten.

PMG: Effizientes Händlerportal mit Fokus auf Prozessoptimierung

PMG hat mit Shopware ein modernes B2B-Portal geschaffen, das den Beschaffungsprozess für Fachhändler und Partner stark vereinfacht. Durch die tiefe Systemintegration werden selbst sehr komplexe Vertriebsziele und Konditionen in Echtzeit abgebildet.

Relevante Verbesserungen:

• Individuelle Steuerung: Anzeige von Verkaufszielen und Kreditlimits direkt im Kundenkonto.

• Automatisierungen: Kunden-Preise und -Konditionen werden nahtlos aus dem ERP-System übernommen.

• Self-Service: Autonome Verwaltung von Bestellungen und Dokumenten reduziert den Aufwand im Support.

• Navigation: Schneller Zugriff auf Fachsortimente für Einkäufer.

Nutzen:

• Entlastung des Innendienstes durch digitalisierte Standardprozesse.

• Übersicht für Kunden durch Echtzeit-Einblick in Budgets und Limits.

• Fehlerreduktion bei der Auftragsabwicklung durch direkte Systemanbindung.

Das Projekt verdeutlicht, wie der Großhandel durch ein leistungsfähiges Portal den Vertrieb stärkt und parallel dazu die internen Verwaltungskosten massiv senkt.

Veolia Umweltservice: Self-Service-Portal zur Entlastung des Servicebereichs

Veolia hat Shopware genutzt, um ein Portal aufzubauen, über das Kunden Dienstleistungen, Geräteinformationen und Dokumente selbstständig abrufen können. Das System reduziert seitdem typische und somit wiederkehrende Rückfragen, die zuvor manuell beantwortet werden mussten.

• Zugriff auf Verträge, Gerätedaten, Leistungsnachweise und Statusinformationen

• Direktbuchung oder Anpassung bestimmter Services

• Digitale Dokumentenablage für wiederkehrende Vorgänge

• Verständliche Navigation zu technischen Inhalten

Nutzen:

• spürbare Entlastung des Service- und Supportbereichs

• weniger Unterbrechungen im Tagesgeschäft

• höhere Zufriedenheit bei Kunden, die Informationen ohne Wartezeit benötigen

AIR-WOLF GmbH: Shopsystem für technische Sortimente

AIR-WOLF vertreibt technische sowie mitunter sicherheitsrelevante Produkte. Mit Shopware wurde die gesamte Shopstruktur so überarbeitet, dass Kunden bestimmte Produktvarianten schneller finden, diese Produkte besser vergleichen und Bestellungen ohne Rückfragen auslösen können.

• sichtbare Trennung komplexer Varianten und technischer Merkmale

• bessere Suchfunktionen, sortiert nach relevanten Parametern

• responsives Design für die Nutzung auf mobilen Geräten im technischen Umfeld

• Produktdarstellung für Einkäufer, die Normen oder Anforderungen prüfen müssen

Nutzen:

• weniger Rückfragen zu technischen Details

• geringere Fehlerquote bei Bestellungen

• höhere Nutzungsquote des Shops durch gewerbliche Stammkunden

Digitalisierung im Großhandel mit Shopware

Der Digitalisierungsgrad im Großhandel entscheidet darüber, wie sichtbar du im Markt bist und wie stabil deine Kundenbeziehungen bleiben. Deine Kunden erwarten vollständige Produktdaten, verlässliche Lieferzeitangaben, verständliche Bestellwege und immer mehr Self-Service-Funktionen.

Shopware bietet dafür die passende technische Grundlage. Die Plattform ist darauf ausgelegt, anspruchsvolle B2B-Szenarien abzubilden und sich in deine bestehenden Systeme einbinden zu lassen:

• API-first-Architektur: stabile Integrationen zu ERP, PIM, WMS, CRM und Marktplätzen

• Leistungsfähige B2B-Funktionen: kundenspezifische Preise, Rollenmodelle, Freigaben, Schnellbestellung

• Strukturierte Datenverarbeitung: klare Schnittstellen für Produkt-, Kunden- und Bestelldaten

• Hohe Erweiterbarkeit: Module für Marktplätze, Konfiguratoren, Self-Services und individuelle Funktionen

• Skalierbare Systembasis: geeignet für große Sortimente, viele Kundenkonten und komplexe Vertriebsstrukturen

Damit erhältst du eine Commerce-Plattform, die den Anforderungen deiner Kunden gerecht wird und sich an neue Geschäftsmodelle, Marktbedingungen oder Sortimente anpassen lässt.

Wir sind für dich da

Es ist deine Vision, die uns antreibt. Hinter Shopware stehen Menschen, die dir den Weg zum Erfolg ebnen möchten. Sag uns einfach was wir für dich tun können.

Digitalisierung im Großhandel – häufige Fragen und Antworten